Цитата: чтобы можно было легко отсортировать учащихся допустим по году рождения или по месяцу.
достаточно хранить дату рождения в формате "Дата/время"
при необходимости число, месяц, год из этой даты легко извлекаются функциями при запросе. Так же в запросе можно и возраст подсчитать...
Цитата: Или же показать кто живет к примеру на улице Октябрьской.
адрес должен быть структурирован: т.е. необходимо отдельно хранить:
код населенного пункта (отдельно должен быть справочник населённых пунктов),
код улицы (д.б. справочник улиц с привязкой к населённым пунктам)
номер дома,
корпус
квартира
допустимы варианты - Вы как разработчик можете, например, объединить номер дома и номер/индекс корпуса в одно поле, и т.п...
Так же было бы неплохо ознакомится со общероссийским классификатором адресов KLADR и, возможно, привязываться к его структуре.
Цитата: или все же надо искать альтернативу access
А это зависит от того, насколько серьёзно программа будет эксплуатироваться, сколько пользователей с ней будут работать, будет ли одновременная работа по сети и т.д. и т.п. В том числе, нелишним будет учесть, что MS Access далеко не бесплатная СУБД!
Например, в качестве
бесплатной альтернативы, например, можно рассмотреть хотя бы MS SQL Server Expess edition (только ознакомится с ограничениями бесплатной версии и решить подойдёт или нет). Есть много других бесплатных движков СУБД (Firebird, MySQL и многие другие).
Выбирать Вам. :-)